La gestión de los interesados es de vital importancia
en el desarrollo del proyecto en todas sus fases y en toma de las decisiones
del mismo.
Los Stakeholders son los grupos de interesados en el
proyecto que participan en forma activa o pasiva y son impactados por el
desarrollo del proyecto de manera positiva o negativa. Los principales
interesados son: el sponsor o patrocinador del proyecto, los entes
gubernamentales, el director del proyecto, el equipo de trabajo, los
proveedores, los accionistas, los sindicatos, las entidades ambientalistas, los
bancos, los medios de comunicación entre otros.
Los interesados tienen diferentes niveles de poder y dinamismo,
es decir un nivel bajo o alto de autoridad como también un nivel bajo o alto de
interés. Y se puede clasificar en la matriz de poder – dinamismo.
La estrategia de la gestión de los stakeholders se
basa en establecer relaciones orientadas a los resultados, y se basa en un
ciclo continuo de planear, hacer, verificar y actuar.
La matriz de Stakeholders es una técnica y herramienta
para realizar el análisis de los interesados en donde se identifican, se
determina el nivel de interés y de influencia, se establece el posible impacto
positivo y negativo que puede generar, y las estrategias para el control de la
participación de los interesados.
El PMBOK presenta el área de conocimiento de la
gestión de los Stakeholders, en la cual define los siguientes procesos:
Identificar los interesados.
Planificar la gestión de los interesados.
Gestionar la participación de los interesados.
Controlar la participación de los interesados.
La gestión de gestión de los interesados se desarrolla
en las fases del proyecto:
Iniciación.
Planificación.
Ejecución.
Seguimiento y control.
Cierre.
Y se deben realizar en los procesos siguientes:
La gestión del riesgo del proyecto.
La gestión de las adquisiciones del proyecto.
La gestión de los interesados.
La gestión de las comunicaciones.
En la gestión de los interesados se utilizan las
siguientes técnicas y herramientas:
Reuniones.
Juicio de expertos.
Técnica analíticas
Métodos de comunicación.
Sistemas de gestión de la información.
Habilidades interpersonales y de gestión.
La gestión de los interesados debe buscar la
satisfacción de las necesidades y expectativas de los mismos, y gestionar su
influencia para mantenerlos comprometidos con el proyecto.
La gestión de las comunicaciones con los Stakeholders
permite establecer un sistema de información para cada interesado de acuerdo al
nivel de interés y poder. La participación de los mismos permite el éxito del
proyecto en el cumplimiento de la triple restricción del alcance, el costo, el
tiempo y la calidad. Y en los casos de inversiones adicionales al presupuesto permite
una toma de decisiones efectiva y transparente.
En conclusión, la gestión de los interesados permite
el desarrollo del proyecto desde el diseño, iniciación, planificación,
ejecución, monitoreo y control, y cierre. El involucramiento de todos los
interesados y la gestión adecuada de los mismos, permite reducir los riesgos y
garantiza el éxito del proyecto.
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